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就職・転職の手続き
学生から社会人になり就職するときや、転職などで新しい会社に入社する際には、様々な必要手続きや提出書類があります。
また、入社を機に新生活をスタートするかもしれません。それぞれの場面で大切になる手続きをチェックしておきましょう!

入社の際に必要になる書類

内定がきまったら、会社に提出する書類を準備しましょう。会社は、従業員を雇用したら、従業員の保険の加入の手続きを代行したり、社会保険料や所得税、
住民税などを給与から天引きして、納付する義務があります。
そのため、入社時にはこれらの手続きに必要な書類の提出を求められるのです。

入社手続き書類はもれなく準備を。提出する書類
ほとんどの会社で提出が必要な書類
会社によっては提出が必要な書類

ほとんどの会社で提出が必要な書類

年金手帳

年金加入手続きのために必要です。
年金手帳は基本的に会社が保管するので、提出を求められたら提出しましょう。(年金手帳を紛失した場合は、社会保険事務局で再発行が可能です。)

雇用保険被保険者証

雇用保険に入るために必要になります。
前職場を退職するときに受け取る書類です。
(紛失した場合は、管轄のハローワークで再発行してもらえます。)

源泉徴収票

前職場を退職するときに受け取ります。
年内に転職した場合は、年末調整をしてもらうために提出します。
入社が年明けになる場合は、一般的には提出しません。

扶養控除等申告書

社会保険や、税金の手続きに必要な書類です。
会社でフォーマットを用意されるので、記入・捺印します。
捺印は認印でかまいません。扶養家族がいない人も提出します。

健康保険被扶養者異動届

社会保険のための書類で、扶養義務のある家族を持つ人だけが必要です。
扶養控除等申告書と同様、会社で用意されたフォーマットに記入・捺印して提出します。捺印は認印でかまいません。

給与振込先の届書

給与の振込みに必要な口座を届出る書類です。
たいていは、会社で用意された用紙に記入します。
会社によっては、通帳の支店名と口座名の記載があるページの写しを求められることもあるようです。
氏名欄の横に捺印スペースがある場合、認印での捺印でかまいません。
(この用紙に銀行の届出印と同じものを押す必要はありません。)

会社によっては提出が必要な書類

入社誓約書

内定通知に対して、期日までに会社に提出します。
入社誓約書の内容としては、主に下記のことが記載されています。

● 就業規則に関すること
● 履歴書の記載事項に関すること
● 秘密保持(機密保持)・守秘義務に関すること
● 損害賠償に関すること など

職種やポジション、入社予定日などの条件、入社後の待遇などの内容を慎重に確認し、署名・捺印します。 捺印は認印でかまいません。
会社によって、内定時に「入社承諾書」と兼用する場合もあります。

雇用契約書

雇用契約書は、会社が従業員を雇う際に、
賃金や労働時間などの労働条件を明示するために発行する書類の事を言います。
お互いの意思の確認がより明確にでき、業務に合わせた柔軟な内容になっているものが多いです。
雇用契約書は、会社側と従業員である本人の双方が署名・捺印する必要があります。
本人の名前を直筆でサインし、捺印は認印での押印でかまいません。

住民票記載事項証明書

履歴書と同一の住所に住んでいるか、現住所確認のために提出を求める会社もあります。
住所票記載事項証明書の用紙は会社から受け取り、手続きは市区町村の役所でおこないます。

届出先 市区町村の役所
届出る人 本人
やること 会社指定の用紙に記入をし、役所の窓口に持って行きます。
用紙の記載事項と住民票の内容と相違がなければ、役所のはんこを押して証明してもらいます。(発行には手数料がかかります。)
もちもの ● 住所票記載事項証明書の用紙
● 印鑑(認印で可)
● 本人確認書類(運転免許証やパスポートなど)

身元保証書

入社後に起きた諸問題に関して、連帯して賠償責任を負うことを、身元保証人が会社に約束する文書で、本人以外が署名・捺印して提出します。
会社によっては、身元保証書と一緒に印鑑証明の提出を求める会社もあります。
身元保証書に本人の捺印欄がある場合は認印の押印でかまいません。
連帯保証人の署名・押印についても、特に指定がなければ認印でかまいません。
しかし、保証人の印鑑証明書を求められた場合は、実印による捺印が必要となります。

印鑑証明を依頼するとき
保証人に印鑑証明書の用意もしてもらわなければならない場合は、
提出してもらうことの目的や、実印そのものを提出するわけではないので、悪用のおそれなどはないといった説明をしたうえで、依頼をされるとよいのではないでしょうか。
コミュニケーションが図られることによって、無用な不信感や誤解を与えず、手続きとして進められるかと思います。

健康診断書

健康診断の診断票が必要になることがあります(会社が診断費用を負担してくれる場合もあります)。
会社の健康診断に準じた内容での受診が主流です。

従業員調書

人事管理の基本資料で、家族の情報などを記入して提出するものです。
最近では、履歴書で代用される場合が多いです。

氏名に捺印欄があれば、認印での捺印でかまいません。

卒業証明書

学歴が正しいかの確認のために、卒業証書のコピーなどを求められる場合もあります。 通常、中途採用では求められませんが、新卒者や第2新卒など場合に応じて必要になります。
新卒者の場合は「卒業見込証明書」を提出します。 卒業証書を紛失した場合は、卒業校に問い合わせると証明書の発行ができます。

免許・資格関連の証明

職種によって、業務に就くための知識・能力の証明を求められることがあります。 たとえば、医療職関係の資格取得証明書や、ドライバーの無事故故・無違反証明書などがあります。

【まとめ】入社提出書類に押す印鑑

提出する書類 必要な印鑑
ほとんどの会社で必要な書類 扶養控除等申告書 認印
健康保険被扶養者異動届 認印
給与振込先の届書 認印
会社によっては
必要な書類
入社誓約書 認印
雇用契約書 認印
住民票記載事項証明書 認印
身元保証書
(身元保証人の印鑑証明を提出する場合、
保証人の実印が必要です。)
実印
印鑑の種類について
認印
登録していない印鑑すべてを指して、認印と呼びます。 使用頻度が高く、自身のサインのように扱われます。
(シャチハタやスタンプなどは印面がゴム性で変形しやすく、また同じ印面が量産されている可能性もあるので、公式な文書にはふさわしくありません。)

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当ページコンテンツは一般的な手続き・届出の方法を記載したものです。
届出先により規定や方法が異なる場合もございますので、あくまで一般的な例としてご参考ください。
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