電子印鑑に法的効力はある？普通の印鑑との違いや使用上の注意を解説！
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「電子印鑑の信頼性や法的効力がよくわからない」
「自分の状況に合う電子印鑑はどれだろう？」
電子印鑑の導入を検討するなかで、このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
結論から言えば、電子印鑑は種類によって法的効力の有無が変わり、法的効力があるのは電子署名（電子証明書付き）が付与されたタイプです。
この記事では、電子印鑑に法的効力がある根拠をはじめ、電子印鑑のメリット・使用上の注意点について解説しています。
ぜひ最後までご覧ください。
電子印鑑の種類で法的効力は変わる
印影（朱肉の跡）を画像化した電子印鑑
フリーソフト・Excelなどで作成した電子印鑑や、実物の印鑑を紙に押して画像化した電子印鑑がこれに該当します。
印影（朱肉の跡）を画像化した電子印鑑は、複製が簡単で誰が押印したかの証明が困難なため、法的効力は期待できません。
重要度の高い書類には不向きですが、回覧などの社内書類に押す認印に最適です。
電子署名（電子証明書付き）が付与された電子印鑑
印影の画像データに電子署名が付いた電子印鑑のことで、有料の電子契約サービスを利用すると手に入ります。
電子証明書付きの電子署名がある電子印鑑は、いつ・誰が押印したかを客観的に証明できるため、法的効力が認められています。
丸印と同じように使用できるため、公文書や重要な契約書にも押印可能です。
※電子証明書は国の認定を受けた認証局が発行するものである必要があります。
電子署名とは、電子書類の作成者を証明する証拠のことで、紙の書類に押す印鑑やサインの役割を果たします。
電子証明書とは、第三者である認証局によって発行される証明書で、電子署名の本人性を証明します。
普通の印鑑にたとえるならば、電子署名は印鑑、電子証明書は印鑑証明（印鑑証明書）と言えるでしょう。
電子印鑑と普通の印鑑の法的効力に差はない
電子署名が付与された電子印鑑は、法律によって普通の印鑑と同等の有効性があると認められています。
つまり、電子印鑑と普通の印鑑の法的効力に違いはありません。
普通の印鑑の効力は、民事訴訟法第228条4項が根拠となっています。
私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。
出典： 民事訴訟法|e-Gov法令検索
また、電子印鑑にも普通の印鑑と同じ効力があるとする根拠は、電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）第3条に記されています。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
なお、ここでの電子署名は、国の認定を受けた認証局が発行する電子証明書によって本人性が確認できるものを指しています。
電子署名と電子サインの違い
電子印鑑の本人証明を担うものには、電子署名の他に電子サインがあります。
結論から言えば、電子署名は電子サインより信頼性が高いため、重要な契約の場合には電子署名の使用がおすすめです。
電子サインとは、電子的な署名全体を指す言葉で、その書類の作成者などを証明するものです。
電子署名は電子サインの中でも第三者（認証局）による認証が行われた厳密性の高いものを指します。
一般的な電子サインはメール認証などの方法で本人証明を行いますが、電子署名は認証局が発行する電子証明書を用いるため、より信頼性が上がります。
とくに重要な契約で確実に証拠性を持ちたい場合は、電子サインではなく電子署名を使用するとよいでしょう。
電子印鑑には業務効率化のメリットがある
電子印鑑の活用には、以下のようなメリットがあります。
- 押印のために出社する必要がない
- インク・用紙代や郵送代のコストを削減できる
- 印鑑の紛失リスクを防止できる
- 書類の管理スペースが不要になる
電子印鑑を導入すれば、業務における手間・コスト削減の実現につながります。
電子印鑑を使用するときの注意点
電子印鑑には多くのメリットがありますが、使用上のルールも存在します。
目的に合わせて電子印鑑を使い分ける
電子印鑑は、電子署名の有無によって法的効力が異なります。
フリーソフトやExcelで作成した電子印鑑は法的効力が期待できないため、社内で完結する書類などに簡易的に使用するのがおすすめです。
重要な契約書など、法的効力が求められる書類には電子署名が付いた電子印鑑を使用しましょう。
取引先に事前確認をする
「重要な契約は紙で締結したい」と考える企業も少なくないため、電子印鑑の使用については事前に確認しておきましょう。
電子印鑑が使用できる場合は、取引先が電子印鑑に求めるセキュリティレベルを把握しておくと安心です。
確実に法的効力を持ちたい重要度の高い契約では、電子サインではなく電子署名を用いましょう。
対象の契約書が法的に電子化OKか確認する
公正証書での作成が法律で義務付けられている契約書は、契約書の電子化が認められていません。
書類自体の電子化が不可であれば、電子印鑑も使用できないため注意しましょう。
電子化できない契約書
- 事業用定期借地契約（借地借家法23条）
- 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約（企業担保法3条）
- 任意後見契約書（任意後見契約に関する法律3条）
なお、公正証書の電子化に関する検討が進んでいるため、将来的には上記契約書の電子化が認められる可能性もあります。
公正証書とは、個人・法人の依頼により公務員である公証人が作成する書類のことで、極めて高い証明力を持ちます。
公正証書は、原則として書面（紙）で作成することになっています。
電子印鑑が使える書類
電子印鑑は、e-文書法によって電子化が認められている書類に使用できます。
取引・契約書に関する多くの書類が対象となり、その一部は下記の通りです。
- 請求書
- 領収書
- 見積書
- 注文書
- 納品書
- 検収書
- 契約書
- 送り状
- 決算書
- 会計帳簿
- 振替伝票
- 営業報告書
- 事業報告書
- 建築図面
- 組合員名簿
- 議決権使書
- 総会議事録
- 取締役会議事録
- 定款
- 社債権者集会議事録・謄本
- 社債原簿・謄本
※上記書類が手書きの場合、電子印鑑は使用できません。
e‐文書法とは、法人税法や会社法で保管が義務付けられている書類などを、紙媒体だけでなく電子データで保存することを認める法律です。
電子化には法令要件を満たす必要があり、主な要件は以下の通りです。
- 必要なときにすぐに表示・印刷ができること
- 保存期間中の改ざんや消去を抑止すること
- 不正アクセスの抑止・機密性が保たれていること
- すぐに検索できること
電子印鑑を簡易的な認印として使う場合は自作OK
電子印鑑を日常的な社内文書や回覧書類に押す場合は、フリーソフトやExcelで自作しても構いません。
電子印鑑のデザイン性にこだわる場合は、ハンコヤドットコムの電子印鑑がおすすめです。
専門のスタッフがオリジナルの印影をデザインするため、自作するよりも見栄えのする電子印鑑が手に入ります。
よくある質問
- フリーソフトやExcelで自作した電子印鑑に法的効力はありますか？
-
フリーソフトやExcelで作成した電子印鑑に法的効力は期待できません。
誰でも同じデザインで作成できるうえ、本人が押したことを証明できないからです。電子印鑑に法的効力を持たせる場合は、電子署名（電子証明書付き）が付与されたものを使用しましょう。
電子署名（電子証明書付き）の電子印鑑は、有料の電子契約サービスを利用すると手に入ります。
- 契約書に電子印鑑を押しても問題ありませんか？
- フリーソフトやExcelで作成した電子印鑑は法的効力が弱く、偽造のリスクもあるため契約書には不向きです。
契約書などの重要な書類には、電子署名（電子証明書付き）の電子印鑑を押しましょう。
【まとめ】目的に合った電子印鑑を選ぼう
電子印鑑は、種類によって法的効力の有無が変わります。
重要な契約を結ぶ場合は、電子署名（電子証明書付き）が付与された電子印鑑を使用しましょう。
日常的な社内文書や回覧書類といった法的効力がなくても問題ない書類に押す場合は、フリーソフトやExcelで自作したものでもOKです。
電子印鑑の自作が難しいときは、ハンコヤドットコムの電子印鑑がおすすめです。
専門のスタッフがオリジナルの印影をデザインするため、見栄えの良い高品質な電子印鑑が手に入ります。
