印鑑うんちく事典

法人(会社)の印鑑登録

会社を設立するときには、法務局で「登記」の手続きをします。
会社には、株式会社・合同会社・合名会社・合資会社などの形態がありますが、いずれの会社形態でも登記のときには会社の印鑑を届け出る必要があります。

つまり、前もって届出用の印鑑を作っておく必要があります。
まだハンコが用意できていないという方は、こちらのページで届出用の実印作りのポイントを説明しているのでチェックしてみてくださいね。

印鑑登録とは?

印鑑登録とは、ハンコの印影を公的な機関に登録しておく制度のことです。
法人の場合は本店の所在地にある「法務局」で届出をします。

代表者印(会社実印):法務局に印影を届けているハンコ

このときに届け出たハンコが「代表者印」と呼ばれ、会社の実印となります。
実印を登録しておくことで、必要なときに会社の印鑑証明書を取ることができるようになります。

会社の存在証明ができる(個人の実印でいう身分証明の役割)

印鑑証明書を取得するまでのステップ

印鑑証明書を取るまでには、以下のステップを踏みます。

  1. 法務局に代表者印を届け出る(印鑑届書の提出=印鑑登録)

  2. 印鑑カード交付申請書を提出

  3. 印鑑カードを受け取る

  4. 印鑑証明書交付申請書に必要事項を記入し、印鑑カードと一緒に提出

  5. 印鑑証明書の取得

以下に、各手続き・書類の書き方について詳しく説明していきます。

【印鑑登録の仕方】印鑑届書の書き方を解説

法人の印鑑登録の手続きは、設立登記申請と同じタイミングで行います。 印鑑登録は、「印鑑届書」という決められた書類を提出することで手続きが完了します。

印鑑登録には会社の実印が必要ですが、会社の実印だけでなく、届け出る本人の「個人」の実印と印鑑証明書も必要です。

本人が届け出るとき

必要なもの

  • 代表者印(会社実印)
  • 届け出る本人の実印
  • 本人の印鑑証明書(発行後3か月以内)

本人が届け出るときは、印鑑提出者本人にチェックを入れて、本人の住所・氏名などを記入します。
左のなつ印欄には、今回登録する代表者印(会社実印)を押します。
右のなつ印欄には、提出者が市区町村に登録している「個人」の実印を押します。

例:印鑑(改印)届書の書き方

「印鑑届書」を提出するときには、提出者「個人」の実印の印鑑証明書も添付します。

個人の印鑑証明書は会社の印鑑登録の前に行う、「登記申請」の手続きでも必要です。
登記申請書の提出に使った印鑑証明書をそのまま利用してもらうこともできるので、希望する場合は以下の場所に忘れずチェックをしましょう。

例:印鑑証明の援用チェック

印鑑登録の手続きが終わったら、印鑑カードの交付を申請しましょう。

代理人が届け出るとき

法人の印鑑登録は本人が行わず、代理人が手続きをすることもあります。 たとえば、会社設立手続きの代行サービスを利用したり、司法書士の方にお願いする場合などです。

代理人は、代理人のチェックボックスにチェックをし、代理人の住所・氏名を記入します。 右のなつ印欄には、代理人の印鑑(認印でOK)を押します。

「委任状」と囲われたに部分に関しては、本人が記入する必要があります。 また、委任状欄には、本人が市区町村に登録している「個人」の実印を押さなければなりません。

例:代理人による印鑑(改印)届書の書き方

はんこくん

代理人が届け出る場合であっても、代表者本人が個人の実印を使ってなつ印し、個人の印鑑証明書が必要になるのは変わりません。

【印鑑カードの取り方】印鑑カード交付申請書の書き方を解説

印鑑登録が済んだら、印鑑カードの交付を申請しましょう。
印鑑カードは、会社の「印鑑証明書」を取るため必要になってきます。

印鑑カードのイメージ

印鑑カード交付申請は会社設立するときに必ず求められる手続きではないですが、印鑑カードは印鑑証明書の取得などでいずれ必要になってきます。
ついでに手続きしておくのをおすすめします。

印鑑カード交付申請書は、印鑑届書とよく似たフォーマットなので、印鑑届書と同じように記入しましょう。
代理人に依頼する場合は、委任状欄にも記入します。

例:印鑑カード交付申請書の書き方

書類を提出したら、数分~数十分で印鑑カードをもらうことができます。
「印鑑証明書」を発行するには、この印鑑カードとあわせて印鑑証明書交付申請書を提出します。

郵送申請する場合

印鑑カードの交付申請は、郵送で手続きすることができます。
印鑑カード交付申請書は、法務省ホームページで印刷できるので用紙を用意しましょう。

用紙に必要事項を記入して、申請書を作成して下さい。
申請書の作成が終わったら、切手を貼った返信用封筒を同封して、本店所在地の法務局(登記所)に送付します。

書類が受理されたら、印鑑カードが送付されてきます。
印鑑カードは、印鑑証明書を取ることができる非常に重要なカードです。
なので、返信用封筒は配送状況の追跡ができるものにしておく方が安全です。
また返送先の住所は、本店所在地か代表者個人宅の住所しか指定できないので注意してください。

参考リンク
このページで案内した書類のフォーマットは法務局ホームページよりご確認いただけます。

はんこくん

印鑑登録と印鑑カードの交付が済むと、印鑑証明書を発行することができます。

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