電子印鑑とは？作り方や法的効力、使える書類、メリット・デメリットを解説

電子印鑑の種類

業務の効率化が実現する

電子印鑑を使えば、紙を印刷して押印し、それをスキャンして再度データ化する手間が不要となります。
書類の作成・修正がデジタル上で完結するため、印鑑の種類を誤ったり書類の差し戻しが起きた場合もスピーディーに処理できます。

また、押印作業がオンラインで完結するため、「承認待ちの書類がデスクに積み上がる」といった業務停滞も発生しません。

書類の発送・保管コストを削減できる

電子印鑑を導入すれば、書類を印刷して郵送する必要がなくなり、用紙代・インク代・郵送費などのコストを削減できます。
また、書類をデータで管理できるため、保管スペースやファイリングの手間も不要となり、社内の管理環境をシンプルに保てます。

近年はペーパーレス化による環境配慮も求められているため、電子化はコスト削減だけでなく企業としての社会的信頼性向上に貢献します。

印鑑の紛失リスクを防げる

実物の印鑑には物理的な保管が求められるため、「紛失」「盗難」「悪用」のリスクがつきまといます。
電子印鑑であれば、印影そのものをデータとして管理できるため、印鑑の紛失トラブルは起こりません。

万が一のデータ流出が心配な場合は、保存フォルダや共有範囲の制御・電子契約サービスの利用などで安全性を高められます。

リモートワークへの対応が可能になる

在宅勤務やリモートワークが普及するなか、紙の書類に押印するためだけに出社するのは大きな負担です。
電子印鑑を利用すれば、申請書や稟議書の押印がデジタル上で完結するため、自宅・外出先からでもスムーズに押印できます。

電子印鑑の導入によって柔軟な働き方を推進できるため、従業員からの満足度向上にもつながるでしょう。

導入コストがかかる

電子署名付きの電子印鑑や電子契約サービスを導入する場合、初期費用や月額利用料が発生します。
扱う文書の重要度や求めるセキュリティレベルによって必要なサービスは異なるため、費用対効果を踏まえて選定しましょう。

また、電子印鑑はExcelや無料ツールでも作成できますが、「見た目の整った印影が欲しい」「社内で統一したデザインにしたい」という場合は印鑑専門店の電子印鑑という選択肢もあります。
ただし、こちらも制作費用がかかるため、コスト面で注意が必要です。

取引先が電子印鑑に対応していない場合がある

電子印鑑の普及は進んでいますが、取引先や顧客によっては、紙の書類への押印しか認めていない場合があります。
「電子印鑑は信用できない」とする企業も存在するため、電子印鑑の使用が可能かを事前に確認しておきましょう。

また、電子署名付きの電子印鑑の場合、相手側のPC環境によっては表示が崩れる・押印が認識されないといった互換性の問題が起きるケースもあります。
その際は、紙への押印や単純な画像データの電子印鑑を使うなど、臨機応変な対応が求められるでしょう。

偽造リスクなど、セキュリティ面に課題がある

印影を画像化した電子印鑑は手軽に使える反面、複製が容易であることが最大の注意点です。
Word・Excel・無料ソフトで誰でも似たデザインを作成できるため、第三者によるなりすまし・偽造・改ざんのリスクは避けられません。

とくに、契約書などの重要書類に電子印鑑が押されている場合は、電子署名が付与されているか・本人が押印したのかをチェックするようにしましょう。

書類によって、最適な電子印鑑の種類が異なる

電子印鑑は「どの文書にも万能に使える」わけではなく、書類の重要度・利用目的に応じて適切な電子印鑑を選ぶ必要があります。

• 社内向けの回覧文書・申請書類など

  印影を画像化した電子印鑑（認印レベル）でOK

• 社外向けの契約書・公式な書類など

  電子署名付きの電子印鑑（本人性・改ざん耐性が必要）

重要な書類に識別情報を持たない電子印鑑を使用すると、誰が押印したかを証明できないため受理されない可能性があります。
導入後のトラブルを避けるためにも、「どの電子印鑑を、どの書類に使うのか」を明確にしておきましょう。

ExcelやWordで作成する

オフィスソフトであるExcelやWordで、図形とテキストボックスを組み合わせれば簡易的な電子印鑑を作成できます。
特別なツールや費用も不要なため、「電子印鑑を試しに使ってみたい」という方におすすめです。

Excelでの詳しい作成手順は、下記ページをご覧ください。

【実際の操作画面あり】電子印鑑をExcelで作成する方法

フリーソフトやWebツールで作成する

最近では、電子印鑑を無料で作成できるフリーソフト・ブラウザ上で完結するWebツールが増えています。
ExcelやWordに比べてフォントやレイアウト設定が充実しているため、より見栄えにこだわりたい方におすすめです。

詳しい解説は、下記ページからご覧ください。

フリーソフトで電子印鑑を無料で作成する方法

Adobe Acrobat Reader（PDF上）で作成する

無料のAdobe Acrobat Readerを使えば、PDF上で電子印鑑の作成・押印までを一括で済ませられます。
文書を開いたまま電子印鑑を直接押印できるため、複数のソフトを開く手間を省けます。

PDFでの詳しい作成手順は、下記ページをご覧ください。

【実際の操作画面あり】電子印鑑をPDFで作成・押印する方法

実際の印影をスキャンして作成する

実物の印鑑を紙に押し、スキャンまたはスマホで撮影した画像データを電子印鑑にする方法もあります。
印鑑の独特のかすれや質感がそのまま反映されるため、リアルさを求める場合におすすめです。
ただし、あくまで単なる画像データで法的効力は期待できないため、重要書類には不向きです。

また、押印時に書類の文字が消えないよう、スキャンした印影は背景を透過する必要があります。
Excelで簡単に透過できますので、詳しい手順は下記ページをご覧ください。

【実際の操作画面あり】実物の印影をExcelに取り込んで電子印鑑を作る方法

印鑑の専門店で購入する

ハンコヤドットコムなどの印鑑専門店でも、電子印鑑を作成できます。
電子署名は付いていないため法的効力は期待できませんが、実物の印鑑のような見栄えのする電子印鑑が手に入ります。

「Excelやフリーソフトでは上手く作れなかった」という方におすすめの選択肢です。

有料の電子契約サービスを利用する

有料の電子契約サービスを利用すれば、電子署名や高度なセキュリティ機能が付与された電子印鑑を作成できます。
法的効力が保証され、重要な契約書や公的書類にも安心して使用できるのが大きなメリットです。

印影のデザインを選べるサービスもありますので、見栄えにこだわる場合は比較検討するのがよいでしょう。